En este pequeño tutorial  vamos a enseñarte cómo utilizar y sacarle partido a la opción de "Combinación de correspondencia en Word".

Esta herramienta te permitirá hacer una plantilla en Word de un informe, carta, presupuesto, etc. y a partir de unas variables vincularlo con una tabla de excel para que dicha plantilla se personalice automáticamente con los datos de la tabla. Por ejemplo, podrías elaborar una plantilla de un diploma y mediante la opción de combinación de correspondencia vincularla con el listado de alumnos que tuvieses en Excel. Piensa en el tiempo que te ahorraría si tuvieras que ir imprimiéndolos uno a uno a medida que vas cambiando el nombre del alumno. Esto ... se puede hacer más fácil.

DOCUMENTO PLANTILLA

Para empezar vamos a crearnos una carpeta en la que vamos a almacenar tanto la Plantilla que creemos en Word como la base de datos de Excel. Nosotros hemos abierto una carpeta que hemos llamado .

Para la explicación hemos elaborado como plantilla una carta comercial en el que se informa a los clientes de los descuentos que se realizarán durante el año:

En las posiciones que señalamos con las flechas rojas

se introducirán los datos de la tabla que tenemos en Excel. La grabamos dentro de la carpeta que creamos anteriormente con el nombre nombre que queramos dar a la plantilla.

DATOS EN EXCEL

En Excel hemos elaborado la tabla con los siguientes datos que necesitamos para el documento y lo hemos grabado dentro de la carpeta.

LA COMBINACIÓN

Para realizar la vinculación entre los dos documentos nos vamos al menú superior HERRAMIENTAS-COMBINAR CORRESPONDENCIA y nos aparecerá una ventana como la que se muestra en la imagen:

El documento principal hace referencia a la plantilla. Pulsamos CREAR-CARTAS MODELOS. Seguidamente nos saldrá una nueva ventana en la que nos preguntará si queremos que el documento principal sea el documento que tenemos abierto o si queremos crear uno nuevo. En nuestro caso, ya tenemos creada la plantilla con lo que pulsamos VENTANA ACTIVA.

De igual modo hacemos en el paso 2. En este punto tenemos que indicar de qué archivo queremos que se cojan los datos.

Como nuestra base de datos ya está creada en Excel, pulsamos ABRIR ORIGEN DE DATOS, seleccionamos el archivo y pulsamos abrir. Pulsamos CERRAR.

En la cabecera de la hoja de trabajo de Word veremos el siguiente menú:

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